Jak się nie dać prokrastynacji?

– Skłonność do prokrastynacji mamy w sobie wszyscy. Wyróżnikiem jest to, czy potrafimy świadomie nią zarządzać, czy się jej biernie poddajemy – mówi Kasia John-Figarska, specjalistka od produktywności oraz przedsiębiorczyni.

Marta Chowaniec: Co jest najważniejsze dla przedsiębiorcy?

Kasia John-Figarska: „Działalność” równa się „działanie”. Plan, cel długoterminowy, krótkoterminowy, priorytety – przedsiębiorcy kładą na nie bardzo duży nacisk, a tak naprawdę dużo rzeczy wychodzi dopiero w praniu, dopiero zaczynają podejmować rzeczywiste działania. Po zrobieniu pierwszego kroku pojawią się realne informacje zwrotne, na których będą budować biznes. W większości przypadków będzie chodzić o potrzebę klienta, czyli odpowiedź rynku na ofertę.

Czyli w moim przypadku: umieszczam na mojej stronie internetowej dopracowany wywiad i potem okazuje się, że użytkownik czyta go przez 2,5 minuty. Przynajmniej tak pokazuje narzędzie analityki internetowej Google Analytics.

Świetny wynik. Nie wiedziałabyś tego, gdybyś tego artykułu nie opublikowała. Teraz możesz badać, które konkretnie tematy interesują Twoich odbiorców, a nie zgadywać.

Znasz powiedzenia „Pierwsza jaskółka wiosny nie czyni” i „Łaska pańska na pstrym koniu jeździ”?

Znam, ale mimo wszystko zachęcam, aby próbować. Dopóki nie spróbujemy, nie przekonamy się, co wyniknie z naszych działań. Plan jest tylko pewną hipotezą, która sama z siebie nie przyniesie rezultatu. Z punktu widzenia produktywności ważne jest, żeby nie ugrzęznąć w nadmiernym myśleniu, analizowaniu, wałkowaniu. „Overthinking” jest ostatnio bardzo modnym słowem. Wymyślamy w głowie plan B i C oraz ich kolejne warianty. Tymczasem plan, dopóki nie wyjdzie z głowy, jest rodzajem bajki, wyobrażenia. Overthinking jest objawem szerszego problemu, jakim jest prokrastynacja, czyli lęk, opór przed podejmowaniem działań. To naturalne zjawisko, które mniej lub bardziej dotyczy każdego. Jego przyczyny mogą być różne: lęk przed oceną, stres związany z wychodzeniem ze strefy komfortu, perfekcjonizm, problemy z niską samooceną czy przekonaniami na swój temat.

A jak prokrastynację rozpoznać u siebie?

Przykładowo: mam obawę przed pierwszymi spotkaniami z klientami. Zastanawiam się, jak mi pójdzie, czy sprzedam produkt – to obawy naturalne. Mając skuteczną strategię walki z prokrastynacją, pomyślę: „Ok, to nowe doświadczenie, którym się stresuję, ale mimo lęku wykonam jeden mały krok – wyślę zapytanie ofertowe, zaproszenie na spotkanie czy pytanie o termin”. Natomiast jeśli mam problem z prokrastynacją, zrobię inaczej: „Może najpierw przeprowadzę na ten temat research na Youtubie”, ugrzęznę tam na godzinę, pomyślę: „W sumie nie czuję się jeszcze pewnie, to może jeszcze jeden filmik”. A tymczasem klient ucieka, kiedy my spędzamy kolejną uroczą godzinę na Youtubie, choć nasza wiedza jest już na wystarczająco dobrym poziomie. Oczywiście nie rekomenduję, żeby iść na rozmowę „na partyzanta”. Trzeba znaleźć złoty środek i ocenić, co rzeczywiście jest potrzebne, ale i wystarczające, żeby podjąć działanie.

Co byłoby pierwszym krokiem do oswojenia prokrastynacji?

Uświadomienie sobie jej istnienia.

Nasze umysły działają w taki sposób, że szukają dróg na skróty, ułatwień, a niekoniecznie robią wycieczki w nieznane rejony. To określony mechanizm działania, świetnie opisany w literaturze psychologicznej. Wszyscy go mają, trzeba „złapać go w sobie” i szukać narzędzi, jak sobie z nim radzić. Nie jest to takie proste jak wizyta u internisty, gdy robimy badania z krwi i mamy jednoznaczne wyniki. Nie jestem psychologiem, więc nie podejmuję się diagnoz psychologicznych, które niekiedy mogą okazać się potrzebne. Natomiast z perspektywy produktywności polecam zbudować wokół siebie takie środowisko pracy, które nas wspiera, np. pracę w krótkich cyklach, wystarczająco dobre planowanie, techniki rozpoczynania działań pomimo prokrastynacji, traktowanie projektów jak eksperymentów, określanie mierzalnych kryteriów zakończenia itd. Czy nam się marzy własna firma, wydanie książki, czy domek na wsi – to duże zmiany wiążące się z ciężką pracę i niejednokrotnie wyrywające nas ze strefy komfortu.

Warto się starać?

Zawsze warto się starać (śmiech). Nasze umysły często dramatyzują. Zarówno w głowach kobiet, jak i mężczyzn powstają czarne scenariusze. Taka już natura ludzka, że umysły starają się nas chronić przed zagrożeniami – stąd czarne wizje, które najczęściej nigdy się nie materializują. Wiadomo, że nie zawsze się uda. Sukces to wynik wielu czynników. Nikomu nie dam gwarancji.

Dlaczego teraz tak dużo mówi się o prokrastynacji?

Być może dlatego, że coraz więcej osób ma kontrolę nad swoim czasem. Dawniej większy odsetek ludzi pracował w przemyśle i fabrykach – mieli nad sobą kierowników, którzy tłumaczyli im, że teraz robią to i to, za co otrzymują wynagrodzenie. Bez analizowania, czy tę pracę lubią, czy nie; najważniejsze było to, że wyrabiali normę. Dzisiaj większy odsetek społeczeństwa wykorzystuje nie swoje zdolności manualne, tylko umysłowe. Praca ma charakter zadaniowy i sami organizujemy ją tak, aby „dowieźć” konkretny cel. A kiedy szef nie patrzy na ręce, a pracy nie da się zmierzyć namacalnymi rezultatami, np. w postaci liczby wysłanych paczek, łatwiej poddać się pokusom. Do tego dochodzą wszechobecne rozpraszacze – w każdej chwili mogę włączyć ulubiony serial na Netflixie, kiedyś musiałabym czekać na godzinę emisji. Prokrastynacja to problem pracowników wiedzy.

Że za dużo myślą (śmiech).

Że pojawiła się przestrzeń na myślenie, które niesie za sobą pułapki mentalne. Warto świadomie reagować, a nie automatycznie wybierać to, co jest łatwe. Nie ma na to uniwersalnego leku. Gdyby ktoś wynalazł lek na prokrastynację, byłby miliarderem. Chodzi przede wszystkim o pracę nad uświadomieniem sobie, że prokrastynacja istnieje i że da się z nią pracować, a potem o radzenie sobie z nią – bądź na poziomie psychiki w pracy z psychoterapeutą, bądź na poziomie organizacyjnym – czyli wypracowanie skutecznych strategii na gruncie produktywności osobistej, co jest obszarem mojej specjalizacji.

Jak to było u ciebie?

Niech pierwszy rzuci kamieniem… (śmiech)

Edukuję w temacie prokrastynacji, korzystając z własnych doświadczeń. Przede wszystkim nie zawsze miałam świadomość jej istnienia. Pracując jeszcze w korporacji, najpierw jako programistka, a potem liderka zespołów IT, opierałam się mocno na planach, a pracowałam w bardzo zmiennym środowisku. Zmiana była dla mnie trudna, co jeszcze wzmagało mój ówczesny perfekcjonizm – żeby robić wszystko na najwyższym poziomie, dawać z siebie 200%. Na skutek tego podejścia raz, że przeciągała mi się praca, a dwa – części działań nie podejmowałam, bo uważałam, że nie jestem na nie gotowa, nie mam jeszcze wszystkiego wyszlifowanego na diament, aby być gotową na kolejny krok. I w całej tej mojej historii nie było żadnego wielkiego przełomu, wydarzenia; to była ewolucja. Chociaż wiem, że media lubią takie przełomowe historie (śmiech).

Bliskie jest mi podejście zwinne (agile) wywodzące się z IT, w którym odchodzimy od rozbudowanego planowania: czyli planujemy ogólnie, a następnie dostarczamy półprodukty w krótkich odcinkach czasu, czyli w iteracjach. Wtedy zatrzymujemy się na moment, patrzymy na to, co wykonaliśmy i wyciągamy wnioski. Dopiero informacje zwrotne pozwalają zbudować plan na kolejny krótki odcinek.

W tej chwili dużo czerpię z podejścia zwinnego. W korporacji bardzo mnie ciekawiło, że są ludzie i zespoły, którzy dużo działają, a niektórym idzie to trudniej i wolniej. Czytałam mnóstwo literatury na ten temat, żeby dowiedzieć się, jaki jest klucz. Teraz w swoim biznesie z powodzeniem korzystam z agile’u. Podejście zwinne w zarządzaniu projektami jest świetną metodą, która pozwala widzieć szybkie rezultaty, takie półprodukty. Zrobię, zobaczę, zderzę to z rynkiem, otrzymam informację zwrotną i działam dalej.
Sama pracuję w trybie tygodniowym – przygotowuję listę rzeczy, na których się skupiam w danym tygodniu i je realizuję. Następnie oceniam rezultaty i na ich podstawie dobieram działania na kolejny tydzień. Oczywiście nadal mam w sobie naturalny odruch prokrastynacji. Na przykład, kiedy napotykam coś trudnego, pojawia się pokusa, żeby więcej na dany temat doczytać. Nie oceniam siebie za to z surowością. Prokrastynację mamy w sobie. Wyróżnikiem jest to, czy potrafimy świadomie nią zarządzać, czy się jej biernie poddajemy i odpływamy w inne działania, żeby ukryć to, co jest niewygodne. To nie powód do biczowania się. Świadomość jest pierwszym krokiem na drodze do zmiany.

Dlaczego jednym jest łatwiej, a innym trudniej? To niesprawiedliwe (śmiech).

Bo to nie jest sprawiedliwe. Jednym przychodzi to łatwiej, a innym trudniej – ale dla każdego jest to osiągalne. To kwestia charakteru oraz środowiska, w którym się wychowywaliśmy.
Gdy dostawaliśmy jedynkę z matematyki z klasówki w szkole podstawowej, to – chociaż mieliśmy w planach wieczorne kino– rodzic nam nie dawał na nie pieniędzy, za karę.
To są te mechanizmy z dzieciństwa, które wpływają na nasze podejście do podejmowania działań w dorosłości. Rodzice pewnie działali w dobrej wierze, jestem daleka od ich oceniania. Moje pokolenie dorastało w czasach, kiedy wiedza o wychowaniu i wpływie poszczególnych technik na rozwój osobowości była mniejsza. Rezultaty tego są czasem opłakane. Skoro jako dziecko nauczyłam się, że kiedy odniosę porażkę, zostanę ukarana, w przyszłości będę unikała podejmowania starań, kierując się lękiem przed porażką. Schematy z dzieciństwa zostają w głowie. Żeby dziecko nie prokrastynowało w dorosłości, rodzice powinni doceniać trud i wysiłek, a nie rezultaty. Nie trzeba być zawsze najlepszym w tym, co się robi. Liczy się praca, a nie konkretny wynik.

Prokrastynacja wynika często z lęku przed oceną, który wynieśliśmy właśnie z dzieciństwa. Człowiek, który się rozwija, powinien budować w sobie motywację wewnętrzną, czyli działanie bez potrzeby otrzymania nagrody zewnętrznej. Rywalizować warto tylko ze sobą – a dokładniej z wczorajszą wersją siebie, sprawdzając na bieżąco postępy dokonywane w porównaniu z tą poprzednią wersją. Nie porównuję się za to z innymi ludźmi, np. z koleżanką. Zasobów, żeby iść dalej w kierunku swoich celów i pomysłu na życie, szukam w sobie; to sobie mam zrobić dobrze, a nie rodzicowi czy nauczycielowi. Dzieci przyzwyczajone do nagradzania w dorosłości będą szukały nagrody zewnętrznej, np. drabinki kariery w korporacji. Są zdolne stanąć do zaciętej walki o awanse po to, aby na końcu drogi zobaczyć nagrodę, która niekoniecznie da im wewnętrzną satysfakcję.

Czytałam jeszcze, że niekoniecznie ważny jest cel i droga, tylko to, z kim się idzie.

Otaczanie się osobami, które prokrastynują – nie mają ambicji, próbują zastąpić naszą potrzebę pracy nad sobą czymś, co jest lekkie i przyjemne – nie wpływa na nas najlepiej. Jest to ważne szczególnie w momentach kryzysowych. Pracowałam na etacie i równolegle rozkręcałam biznes, co oczywiście kosztowało mnie masę czasu prywatnego, wieczorami czy w weekendy. Miałam wyrzuty sumienia, że tak dużo czasu idzie na pracę, a gdybym miała wówczas wokół siebie osoby, które by mi to jeszcze wytykały („Dlaczego, to robisz, przecież masz fajną pracę, po co ci działalność?”), byłoby mi dużo trudniej. Być może bym się poddała. Gdyby nie fakt, że wspierał mnie wówczas mój mąż, nie byłabym w tym miejscu. To pytanie o nasze relacje w życiu i często temat do przepracowania z psychologiem.
Świadoma praca nad pokonywaniem prokrastynacji jest trudna, ale satysfakcjonująca. Po czasie widzimy, jak określone działanie wchodzi w krew, a my częściej cieszymy się z rezultatów naszych działań.

Kasia John-Figarska jest geekiem produktywności.

Tematem produktywności interesuje się od zawsze. Wchłonęła i przetestowała wszystkie szeroko znane techniki i narzędzia. Przez lata weryfikowała i wyciągała wnioski, konsekwentnie ulepszając swój sposób działania. Wierzy w systemy i procesy. Nie wierzy w zrywy i nieprzespane noce, jako “strategie” skutecznego osiągania celów. Edukuje w temacie produktywności osobistej oraz biznesowej. Prowadzi indywidualne konsultacje oraz programy grupowe.

Swoje podejście z powodzeniem stosuje pracując od ponad 15 lat w branży IT – wcześniej na etacie, teraz “na swoim”. Jest właścicielką Getting Things Digital, gdzie wspiera technologicznie małe i średnie biznesy usługowe, eksperckie oraz produktowe. Buduje dedykowane rozwiązania programistyczne od zera oraz automatyzacje procesów biznesowych w gotowych narzędziach. Ponadto tworzy strony www zintegrowane ze sklepami i narzędziami do e-mail marketingu.

Linki:
https://figarska.com/
https://gettingthingsdigital.com/